Câu chuyện phía sau DrSOFT

Có những phần mềm được tạo ra từ những bản kế hoạch kinh doanh. Có những phần mềm được tạo ra từ những cuộc họp chiến lược trên bàn giấy. Còn DrSOFT lại bắt đầu từ một nơi rất khác: từ những cuộc họp Ban quản trị kéo dài đến tận khuya, từ những bảng Excel chằng chịt số liệu, từ những cuộc tranh luận căng thẳng về quỹ bảo trì và áp lực phải trả lời hàng trăm câu hỏi của cư dân bằng những con số thật sự chính xác và minh bạch.

Người tạo ra DrSOFT không phải một lập trình viên đi tìm thị trường. Ông chính là người ngày ngày sống giữa những áp lực ấy: vừa là Phó Ban quản trị của một tòa nhà chung cư, vừa là Phó Tổng Giám đốc một trong những đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư lâu đời nhất Việt Nam.

Đứng ở cả hai vị trí đó, ông dần thấu hiểu một điều tưởng chừng giản đơn mà lại cốt lõi: cư dân không cần thêm những lời hứa, Ban quản trị cũng chẳng cần thêm những áp lực. Thứ mà tất cả cùng khao khát chỉ là niềm tin. Và niềm tin ấy, suy cho cùng, chỉ có thể được vun đắp trên một nền tảng duy nhất mang tên sự minh bạch.

Vào thời điểm đó, thị trường không thiếu phần mềm quản lý tòa nhà, nhưng phần lớn sản phẩm chỉ giải quyết từng phần việc rời rạc: nơi quản được thu chi, nơi theo dõi được thiết bị, mà chưa có sản phẩm nào gộp đủ ba lớp việc luôn song hành trong đời sống một tòa nhà, đó là quản lý cư trú của từng hộ dân, vận hành thu chi và tài sản, và giám sát toàn bộ hoạt động theo thời gian thực. Riêng Ban quản trị, những người trực tiếp chịu trách nhiệm trước cư dân, lại gần như chưa từng có một công cụ nào được xây dựng dành riêng cho mình.

Hệ quả là rất nhiều đầu việc vẫn phải xoay xở thủ công bằng Excel, dữ liệu nằm rải rác mỗi nơi một ít, thông tin khó kiểm chứng, và mỗi lần cần giải trình trước cư dân lại tiêu tốn không biết bao nhiêu thời gian, công sức. Họ không thiếu trách nhiệm. Họ chỉ chưa từng được trao vào tay một công cụ đủ tốt.

Thay vì tiếp tục chờ đợi một giải pháp có thể chẳng bao giờ đến, ông quyết định tự mình xây dựng phần mềm cho chính công việc hằng ngày của mình: một hệ thống quản lý cư trú, vận hành và giám sát nhà chung cư, nơi từng hộ dân, từng khoản thu chi và từng hoạt động trong tòa nhà đều được ghi nhận rõ ràng, có thể tra cứu và kiểm chứng bất cứ lúc nào. Ban đầu, đó chưa từng là một sản phẩm để kinh doanh. Đó chỉ đơn thuần là nỗ lực để mọi quy trình trở nên rõ ràng hơn, nhanh gọn hơn và minh bạch hơn.

Điều đặc biệt là mỗi tính năng trong đó đều được hình thành từ cùng một câu hỏi mà ông luôn tự vấn: làm thế nào để Ban quản trị có thể làm đúng ngay từ đầu? Chính câu hỏi giản dị ấy đã trở thành sợi chỉ đỏ xuyên suốt, định hình nên toàn bộ tinh thần của phần mềm.

Từ một tòa nhà đến một nền tảng vận hành toàn diện

Khởi đầu, đó chỉ là một phần mềm phục vụ cho một tòa nhà duy nhất. Nhưng rồi tiếng lành đồn xa, ngày càng nhiều Ban quản trị khác chủ động tìm đến, bởi họ nhìn thấy ở đây một cách quản trị hiệu quả, gọn gàng và minh bạch hơn hẳn cách làm cũ.

Càng đồng hành cùng nhiều tòa nhà, DrSOFT càng thấm thía rằng quản lý cư trú, vận hành và giám sát là ba lớp gắn chặt vào nhau của cùng một câu chuyện, không thể tách rời. Quản lý cư trú giúp Ban quản trị, Ban quản lý nắm rõ ai đang thường trú, ai tạm trú, ai vừa chuyển đến, đồng thời xác thực bằng FaceID hoặc thẻ từ để kiểm soát an ninh ra vào, giữ xe, gửi đồ. Vận hành giúp mọi khoản thu phí, quỹ bảo trì, hợp đồng bảo trì sửa chữa, đấu thầu và công việc nội bộ được ghi nhận minh bạch, có thể giải trình bất cứ lúc nào, với quyền hạn được cấp rõ ràng cho từng cá nhân cụ thể chứ không chung theo một vai. Giám sát giúp Ban quản trị nhìn thấy toàn bộ hoạt động của tòa nhà theo thời gian thực, từ dòng tiền quỹ bảo trì đến tiến độ xử lý từng phản ánh của cư dân, thay vì chỉ nghe báo cáo. Từ nền móng đó, một nền tảng vận hành toàn diện dần hình thành, nơi cả ba lớp việc cùng chạy trên một hệ thống dữ liệu duy nhất, thống nhất và có thể kiểm chứng.

Ở lớp cư trú, mọi việc đều bắt đầu từ một bước rất nhỏ: quét mã QR trên căn cước công dân. Chỉ một lần quét, hồ sơ cư dân đã được ghi nhận theo đúng chuẩn để chuyển đăng ký thường trú hoặc tạm trú, xác thực rõ ai là chủ sở hữu, ai đang thuê hoặc mượn nhà. Với người thuê nhà, hệ thống còn tự động ngắt quyền sử dụng FaceID hay thẻ từ ngay khi hợp đồng thuê hết hạn, không cần ai phải nhớ để thu hồi. Người nước ngoài sinh sống trong tòa nhà cũng được quản lý riêng theo quốc tịch, đúng với yêu cầu của cơ quan chức năng. Những chi tiết tưởng như nhỏ ấy, khi được làm đúng ngay từ đầu, lại chính là điều giúp Ban quản trị tránh được rất nhiều rủi ro về sau.

Sang đến lớp vận hành, DrSOFT đi sâu vào phần việc vốn dễ gây tranh cãi nhất trong bất kỳ tòa nhà nào: tiền. Quỹ bảo trì được theo dõi theo từng ngân hàng, từng giai đoạn, từng sổ tiết kiệm với kỳ hạn, lãi suất và cả dự báo tiền lãi, để không kỳ đáo hạn nào bị bỏ quên. Mỗi hợp đồng bảo trì, sửa chữa được gắn với một đối tác, một hạng mục công việc, một khoản chi phí cụ thể, cùng công nợ được theo dõi đến từng đồng. Những khoản thu hộ, chi hộ, hay tiền chuyển nhầm nội bộ, vốn thường là nguồn gốc của không ít nghi ngại giữa cư dân và Ban quản trị, cũng được ghi nhận và quyết toán rõ ràng ngay khi công việc hoàn tất.

Một trong những tính năng mà DrSOFT tự hào nhất là công cụ đấu thầu trực tuyến. Ban quản trị có thể tự tạo hồ sơ mời thầu theo hình thức chào giá cạnh tranh, phát hành ngay trên hệ thống với các tiêu chí linh động, từ chào thầu dịch vụ quản lý vận hành, bảo trì thang máy, bảo trì phòng cháy chữa cháy đến mua sắm hàng hóa. Việc từng phải mất hàng tuần soạn hồ sơ, mời báo giá qua email rồi so sánh bằng tay giờ được rút ngắn thành vài cú nhấp chuột, mà vẫn giữ được sự công khai, minh bạch cần có của một quy trình đấu thầu.

Ở lớp giám sát, DrSOFT không chỉ nhìn vào từng căn hộ mà còn nhìn vào chính đội ngũ đang vận hành tòa nhà. Nhân sự Ban quản lý được quản lý theo từng bộ phận, ca kíp, hồ sơ và năng lực, gắn với chi phí nhân sự dưới góc nhìn của Bên A trong hợp đồng quản lý vận hành. Ngay từ ngày đầu tiếp nhận, hồ sơ nhân viên mới được thu thập, năng lực được đánh giá, dữ liệu FaceID được lấy để chấm công theo thời gian thực, không còn tình trạng chấm công hộ hay gian lận giờ làm.

Nhưng có lẽ nguyên tắc quan trọng nhất, xuyên suốt toàn bộ hệ thống, lại là một điều tưởng chừng rất đơn giản: quyền được cấp theo từng số điện thoại cụ thể, không cấp theo vai. Đăng nhập đúng vai Ban quản lý hay Ban quản trị chưa có nghĩa là có quyền làm gì cả. Một nhân viên Ban quản lý hay một thành viên Ban quản trị, theo mặc định, không được xem và không có quyền gì cho tới khi quản trị viên chủ động thêm số điện thoại của người đó vào đúng phân hệ cần dùng. Và ngay cả khi đã được thêm, quyền hạn cũng chỉ chia làm hai mức: một mức chỉ để xem, một mức có thẩm quyền thao tác thật sự như thêm, sửa, xóa, duyệt hay nghiệm thu. Cấp đúng người, đúng việc, đúng thời điểm: đó chính là minh bạch được thiết kế ngay trong cấu trúc phần mềm, không phải một lời cam kết suông.

Không chỉ dành riêng cho một loại hình bất động sản

Việc xây dựng nền tảng trên chính những vấn đề của một tòa nhà thật giúp DrSOFT nhận ra một điều: bài toán quản lý cư trú, vận hành và giám sát minh bạch không chỉ là chuyện riêng của các chung cư. Chủ đầu tư cũng cần công cụ theo dõi tài sản, hợp đồng và tiến độ bàn giao. Các công ty quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng cần kiểm soát cư trú, thu chi, tài sản và an ninh không khác gì một chung cư. Vì vậy, nền tảng của DrSOFT được thiết kế để triển khai rộng, phục vụ cả Ban quản trị và Ban quản lý nhà chung cư, Chủ đầu tư, cùng các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, mỗi đối tượng đều có thể sử dụng đúng phần việc của mình trên cùng một hệ thống. Toàn bộ nền tảng được thiết kế để không bị giới hạn bởi loại hình bất động sản: bất cứ nơi nào có tài sản, có con người, có nhu cầu minh bạch, đều có thể triển khai.

Khi phần mềm tốt vẫn chưa đủ

Nhưng càng đi sâu vào vận hành thực tế, DrSOFT càng nhận ra một sự thật không thể né tránh: phần mềm có thể ghi nhận đúng, nhưng phần mềm không đứng gác ở cổng, không lau dọn từng tầng, không xử lý sự cố kỹ thuật lúc nửa đêm. Những việc đó luôn thuộc về con người, cụ thể là đội ngũ bảo vệ, nhân viên vệ sinh và nhân viên kỹ thuật, những người trực tiếp quyết định cư dân có thực sự cảm nhận được sự minh bạch và tận tâm mà tòa nhà cam kết hay không.

Vấn đề là công tác đào tạo hội nhập, sát hạch và kiểm tra năng lực cho lực lượng này ở phần lớn các Ban quản lý vẫn được làm rất thủ công: tài liệu in giấy, kiểm tra bằng trí nhớ, chấm điểm cảm tính, và gần như không có cách nào xác thực rằng đúng người đó đã học và đã thi. Đó cũng là lúc DrSOFT phát triển thêm một nền tảng mới mang tên Đào tạo 4.0, ứng dụng AI để đơn giản hóa toàn bộ công tác đào tạo hội nhập, học tập và sát hạch năng lực nhân viên.

Với Đào tạo 4.0, tài liệu quy trình, nội quy và tiêu chuẩn công việc được tải lên hệ thống, AI tự động đọc hiểu và sinh ra bộ câu hỏi sát hạch phù hợp với từng vị trí, từ bảo vệ, vệ sinh đến kỹ thuật. Nhân viên học và ôn luyện ngay trên điện thoại theo lộ trình được AI cá nhân hóa quanh những kiến thức còn yếu, rồi tham gia sát hạch với công nghệ nhận diện khuôn mặt giám sát liên tục để xác thực đúng người, chống thi hộ và gian lận. Ngay khi đạt yêu cầu, hệ thống tự động cấp chứng chỉ số kèm mã QR để bất kỳ ai, kể cả chủ đầu tư hay đối tác, cũng có thể tra cứu và xác thực công khai.

Đào tạo 4.0 ra đời từ nhu cầu đào tạo đội ngũ vận hành tòa nhà, nhưng cách nó vận hành, từ tài liệu đến câu hỏi, từ ôn luyện đến sát hạch có giám sát, lại không hề bị bó trong ranh giới một tòa nhà. Một công ty quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, một trung tâm thương mại, một khu công nghiệp, một bệnh viện, một khách sạn hay một trường học đều có thể tải chính sách, quy trình an toàn hay tiêu chuẩn dịch vụ của mình lên hệ thống và để AI lo phần còn lại. Ngay cả những doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hay dịch vụ, ở bất kỳ ngành nào cần đào tạo hội nhập, phổ biến quy định mới hay sát hạch định kỳ, cũng có thể vận hành ngay trên cùng một nền tảng.

Ở một quy mô nhỏ hơn nhưng không kém phần thiết thực, Đào tạo 4.0 cũng có thể đồng hành cùng những nhu cầu học tập rất đời thường. Một học sinh cần học thuộc một bài thơ, ghi nhớ một công thức toán; một sinh viên cần ôn lại hàng trăm trang giáo trình trước kỳ thi; một người đi làm cần luyện thi lấy chứng chỉ nghề nghiệp. Chỉ cần tải tài liệu lên, AI có thể tự tạo bài kiểm tra, câu hỏi trắc nghiệm hay thẻ ghi nhớ thông minh, rồi theo dõi tiến bộ của người học theo từng ngày, để ai cũng có một người trợ giảng kiên nhẫn, luôn sẵn sàng ôn lại bài cùng mình bất cứ lúc nào.

Nhờ vậy, hai nền tảng của DrSOFT bổ sung cho nhau một cách tự nhiên: nền tảng quản lý cư trú, vận hành và giám sát đảm bảo mọi số liệu và hoạt động của tòa nhà là minh bạch, còn Đào tạo 4.0 đảm bảo rằng chính những con người vận hành nó mỗi ngày cũng đủ năng lực và đáng tin cậy.

Vì sao là DrSOFT?

Cái tên DrSOFT không được chọn một cách ngẫu nhiên. Ẩn sau bốn chữ cái tưởng chừng ngắn gọn ấy là cả một triết lý mà chúng tôi vẫn luôn tâm niệm và gìn giữ qua từng ngày đồng hành cùng khách hàng.

Trước hết, "Dr" mang tinh thần của một người bác sĩ tận tâm, người luôn dành thời gian lắng nghe và thấu hiểu cặn kẽ, kiên nhẫn tìm đến tận nguyên nhân gốc rễ trước khi đưa ra bất kỳ giải pháp nào. Với phần mềm quản lý cư trú, vận hành và giám sát, tinh thần ấy thể hiện ở việc không chỉ ghi nhận một sự cố hay một khoản chi bất thường, mà truy đến tận nguyên nhân để sự cố đó không còn cơ hội lặp lại. Với Đào tạo 4.0, tinh thần ấy thể hiện ở việc không chỉ kiểm tra xem một nhân viên có nhớ đúng câu trả lời hay không, mà đánh giá đúng năng lực thật của họ, tìm ra đúng lỗ hổng cần bồi đắp, và đồng hành cho đến khi họ thực sự tự tin làm đúng công việc của mình.

Đi cùng với đó, "SOFT" lại mang trong mình hai tầng ý nghĩa song hành. Đó vừa là Software, là nền tảng công nghệ giúp mọi việc, từ quản lý cư trú, vận hành, giám sát đến đào tạo và sát hạch, được vận hành trơn tru và hiệu quả hơn; đồng thời cũng là sự mềm mại, ân cần được gửi gắm trong từng cách phục vụ. Bởi với chúng tôi, công nghệ giúp vận hành tốt hơn, nhưng chính con người, cả người quản trị và người trực tiếp làm việc mỗi ngày, mới là điều tạo nên sự an tâm thật sự. Hai tầng nghĩa ấy không tách rời nhau: phần Software làm cho mọi việc chạy nhanh, chính xác và có thể kiểm chứng; phần mềm mại làm cho mỗi con người phía sau những con số đó, từ cư dân, nhân viên vận hành, đến người đang ôn luyện để lấy một chứng chỉ, đều cảm nhận được sự quan tâm thật sự.

Hai lớp ý nghĩa ấy hòa quyện vào nhau, tạo nên một DrSOFT vừa vững vàng bởi công nghệ, vừa ấm áp bởi con người. Đó cũng là lý do slogan của chúng tôi luôn gọn trong một câu: Chuyên gia dịch vụ chu đáo.